SAP Signavio: Geschäftsprozesse ganzheitlich verstehen, gestalten und transformieren

Was ist SAP Signavio?   

SAP Signavio ist eine cloudbasierte Business Process Transformation Suite, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Prozesse zu analysieren, zu dokumentieren, zu simulieren und zu verbessern. Die Lösung entstand ursprünglich aus dem in Potsdam gegründeten Startup Signavio und wurde 2021 von SAP übernommen. Seitdem ist sie ein zentraler Bestandteil des SAP-Portfolios für Geschäftsprozessmanagement. Das Besondere an SAP Signavio: Die Suite vereint technische Tiefe mit einer intuitiven, kollaborativen Benutzeroberfläche – und verbindet so Fachbereiche, IT und Entscheider auf einer Plattform.

Die Herausforderungen im modernen Prozessmanagement

Effizientes Prozessmanagement scheitert in vielen Unternehmen an fehlender Transparenz, zersplitterten Systemlandschaften und mangelnder Abstimmung zwischen Fachbereichen und IT. Häufig ist unklar, wie Prozesse tatsächlich ablaufen – insbesondere über Abteilungs- oder Standortgrenzen hinweg. IT-gestützte Abläufe sind in vielen Fällen durch Medienbrüche, redundante Daten und inkonsistente Systemlogiken geprägt. Hinzu kommt, dass sich Prozesse oft ungeplant weiterentwickeln – ohne zentrale Steuerung, klare Rollen oder ein einheitliches Verständnis von Effizienz und Compliance. Während IT-Abteilungen Prozesse primär aus der Systemperspektive betrachten, fehlt es häufig an der Einbindung der geschäftlichen Anforderungen und Zielbilder aus den operativen Bereichen. Die Folge: Optimierungspotenziale bleiben ungenutzt, und notwendige Veränderungen greifen nicht durch.

SAP Signavio setzt genau hier an. Die Lösung schafft ein einheitliches Verständnis über Prozesse hinweg, visualisiert den Ist-Zustand datenbasiert und verbindet technische mit fachlichen Sichtweisen. Governance-Mechanismen sorgen dafür, dass Prozesse nicht nur gestaltet, sondern auch langfristig gesteuert, überwacht und weiterentwickelt werden können. Auf dieser Basis lassen sich Entscheidungen treffen, die nicht auf Bauchgefühl, sondern auf verlässlichen Daten und konkreten Wirkzusammenhängen beruhen – eine entscheidende Voraussetzung für jede erfolgreiche Transformation.

Intransparente Prozesse und isolierte Systemwelten sind keine technischen Probleme – sie sind strategische Risiken.

Dr. Clemens Wolf, Manager Digital Operations

Die SAP Signavio Suite im Überblick

Die SAP Signavio Suite ist eine modulare Plattform für ganzheitliches Prozessmanagement. Sie vereint Werkzeuge zur Prozessmodellierung, -analyse, -steuerung und -verbesserung – und ermöglicht so eine nahtlose End-to-End-Sicht auf unternehmensweite Abläufe. Die einzelnen Module sind dabei flexibel kombinierbar und lassen sich je nach Reifegrad und Zielsetzung des Unternehmens schrittweise einführen.

Process Manager – Prozesse sichtbar und verständlich machen  

Der Process Manager ist das Herzstück der Suite. Prozesse werden dabei als Diagramme im BPMN-Standard (Business Process Model and Notation) dargestellt – wie ein digitaler Ablaufplan. Das Besondere: Auch Mitarbeitende ohne technische Vorkenntnisse können Prozesse intuitiv erfassen, kommentieren und weiterentwickeln. So entsteht eine gemeinsame, nachvollziehbare Sprache zwischen Fachbereichen und IT.

Process Intelligence – Prozesse auf Basis von Daten analysieren 

Process Intelligence ist das Process-Mining-Modul der Suite. Es nutzt reale Transaktionsdaten aus IT-Systemen wie SAP S/4HANA oder anderen ERP-Lösungen, um aufzuzeigen, wie Prozesse tatsächlich ablaufen – inklusive Varianten, Schleifen, Engpässen oder Regelabweichungen. Unternehmen gewinnen dadurch datengestützte Erkenntnisse über Effizienz, Compliance und Optimierungspotenziale.

Journey Modeler – Kundenerlebnisse mit Prozessen verbinden

Mit dem Journey Modeler lassen sich Geschäftsprozesse aus der Perspektive der Kundinnen und Kunden darstellen. Er visualisiert beispielsweise, an welchen Kontaktpunkten Friktionen oder Wartezeiten auftreten, wie sich die Prozessqualität auf das Kundenerlebnis auswirkt und wo Verbesserungen besonders wirkungsvoll sind. So werden Prozessoptimierungen konsequent auf die Kundenbedürfnisse ausgerichtet.

Process Governance – Regeln und Verantwortlichkeiten etablieren

Governance ist ein häufig unterschätzter Erfolgsfaktor im Prozessmanagement. Das gleichnamige Modul sorgt dafür, dass Rollen, Verantwortlichkeiten, Genehmigungsprozesse und Versionierungen eindeutig geregelt sind. Es unterstützt beim Aufbau von Regelwerken, Audit-Trails und Freigabeworkflows – und macht so das Prozessmanagement revisionssicher, transparent und nachhaltig steuerbar.

Collaboration Hub – Alle am gleichen Prozessbild arbeiten lassen

Der Collaboration Hub ist das zentrale Portal für alle Mitarbeitenden im Unternehmen, die mit Prozessen zu tun haben – von der IT über den Einkauf bis zum Vertrieb. Hier können alle auf die aktuellen Prozessmodelle zugreifen, Feedback geben, Fragen stellen, Änderungen verfolgen  und die Optimierung bzw. Transformation vorantreiben. Der Hub fördert Transparenz, Zusammenarbeit und das gemeinsame Verständnis – ein entscheidender Erfolgsfaktor für funktionierendes Prozessmanagement.

Warum SAP Signavio gerade jetzt relevant ist  

Ob S/4HANA-Migration, Nachhaltigkeitsstrategie oder organisatorischer Wandel – viele Unternehmen stehen aktuell vor tiefgreifenden Transformationen. Doch solche Veränderungen scheitern häufig nicht an der Technologie, sondern an fehlender Prozessklarheit. Ohne ein strukturiertes Verständnis der bestehenden Abläufe lassen sich neue Systeme und Zielzustände nur schwer erfolgreich etablieren.

SAP Signavio liefert genau dieses fehlende Bindeglied: Die Suite schafft vollständige Transparenz über Prozesse, unterstützt datenbasierte Entscheidungen und macht Transformationen planbar und steuerbar – statt sie nur zu verwalten. Drei besonders relevante Einsatzszenarien zeigen, wie das konkret funktioniert:

1. S/4HANA-Transformation

Die Umstellung auf SAP S/4HANA ist weit mehr als ein IT-Rollout – sie eröffnet die Chance zur umfassenden Prozessoptimierung. Mit SAP Signavio können Unternehmen:

• bestehende Prozesse per Process Mining systematisch analysieren
• Zielprozesse modellieren und auf Effizienz trimmen
• Lücken und Abweichungen datenbasiert identifizieren
• sowie Veränderungen nachvollziehbar dokumentieren 

Besonders wirkungsvoll wird dieser Ansatz im Zusammenspiel mit LeanIX: Während SAP Signavio Transparenz auf Prozessebene schafft, ermöglicht LeanIX die Abbildung der Anwendungs- und IT-Landschaft. Gemeinsam bilden beide Tools ein leistungsstarkes Fundament, um Prozess- und IT-Strukturen ganzheitlich zu betrachten, Redundanzen zu eliminieren und die S/4HANA-Transformation strategisch zu steuern.

2. Operational Excellence

Effektive Prozesse sind in Zeiten von Fachkräftemangel, Kostendruck und globaler Unsicherheit ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. SAP Signavio ermöglicht es, ineffiziente Abläufe datenbasiert zu erkennen – etwa durch lange Durchlaufzeiten, unnötige Schleifen oder manuelle Medienbrüche. Durchgängige Transparenz macht diese Schwachstellen sichtbar und legt den Grundstein für gezielte Optimierungen.

3. Nachhaltigkeit und ESG

Nachhaltigkeitsziele und ESG-Vorgaben lassen sich nur dann wirksam umsetzen, wenn die zugrunde liegenden Prozesse klar definiert, messbar und steuerbar sind. SAP Signavio hilft Unternehmen dabei, ESG-relevante Abläufe zu identifizieren, Kennzahlen zu integrieren und regulatorische Anforderungen strukturiert zu erfüllen. So wird Nachhaltigkeit Teil der operativen Exzellenz – statt reines Reporting.

Die Vorteile von SAP Signavio im Überblick 

1. End-to-End-Transparenz über den gesamten Prozesslebenszyklus
SAP Signavio ermöglicht eine durchgängige Sicht auf Geschäftsprozesse – von der Ist-Aufnahme über die Soll-Modellierung bis hin zur operativen Umsetzung und Governance. Diese End-to-End-Betrachtung schafft die Grundlage für fundierte Prozessentscheidungen und reduziert Blindspots, die häufig durch abteilungsbezogene Einzelbetrachtungen entstehen.

2. Objektive Analyse durch realitätsnahe Prozessdaten
Mit Hilfe von Process Intelligence werden Prozesse nicht nur modelliert, sondern auf Basis realer Transaktionsdaten (z. B. aus SAP S/4HANA oder anderen Quellsystemen) analysiert. Dies ermöglicht die Identifikation von Prozessineffizienzen, Durchlaufzeitabweichungen, Bottlenecks und Automatisierungspotenzialen – faktenbasiert, objektiv und wiederholbar.

3. Strukturierte Zusammenarbeit über Funktionsgrenzen hinweg
SAP Signavio fördert die enge Verzahnung zwischen Fachbereichen, IT, Governance-Funktionen und dem Management. Über den Collaboration Hub werden Prozesse zentral dokumentiert, diskutiert und abgestimmt – inklusive klarer Verantwortlichkeiten und nachvollziehbarer Historien. Das schafft ein einheitliches Prozessverständnis im gesamten Unternehmen.

4. Beschleunigte und steuerbare Transformation
Durch den modularen Aufbau und die methodisch fundierte Einführung unterstützt SAP Signavio eine systematische Transformation der Prozesslandschaft. Veränderungen erfolgen nicht ad hoc, sondern entlang eines strategisch abgestimmten Fahrplans – mit klaren Prioritäten, Quick-Wins und einem nachhaltigen Governance-Modell. Das minimiert Implementierungsrisiken und erhöht die Akzeptanz im Unternehmen.

5. Nahtlose Integration in die SAP-Systemlandschaft
Als Teil des SAP Business Process Transformation Portfolios ist SAP Signavio vollständig in bestehende SAP-Lösungen integrierbar. Prozessdaten aus SAP-Systemen stehen ohne Mehraufwand für Analysen, Modellierung und Monitoring zur Verfügung. Dies ermöglicht konsistente Datenflüsse, automatisierte KPI-Auswertungen und eine reibungslose Anbindung an SAP S/4HANA-Transformationsprojekte.

Einführungsstrategien: So gelingt der Start mit SAP Signavio

Erfolg beginnt mit Klarheit: Ein fundiertes Zielbild und ein belastbarer Ist-Abgleich machen den Unterschied zwischen Tool-Einführung und echter Transformation.

Dr. Clemens Wolf, Manager Digital Operations

Die Einführung von SAP Signavio ist mehr als der Einsatz eines neuen Tools – sie ist ein strukturierter Transformationsprozess, der fachliche, technische und organisatorische Aspekte vereint. Für Unternehmen bedeutet das: Sie benötigen einen durchdachten Fahrplan, der sowohl die strategische Zielsetzung als auch die operativen Anforderungen berücksichtigt. Genau hier liegt der entscheidende Hebel für Unternehmensberatungen mit technischer Kompetenz.

Als erfahrene Beratungspartner begleiten wir Unternehmen von der ersten Zieldefinition bis zur nachhaltigen Verankerung des Prozessmanagements im Tagesgeschäft. Dabei hat sich ein mehrstufiges Vorgehensmodell bewährt, das sowohl Quick Wins ermöglicht als auch die langfristige Skalierbarkeit sicherstellt.

1. Strategische Zieldefinition und Erwartungsmanagement

Bevor operative Schritte eingeleitet werden, gilt es, eine zentrale Frage zu klären: Was will das Unternehmen mit SAP Signavio erreichen? Geht es um die Vorbereitung einer S/4HANA-Transformation, um die Einführung eines durchgängigen Prozessmanagements, um mehr Transparenz in der Wertschöpfung oder um messbare Effizienzgewinne?

Unsere Empfehlung: In einem initialen Strategie-Workshop erarbeiten wir gemeinsam mit Ihrem Management und Ihren Fachbereichen ein Zielbild, das unter anderem folgende Aspekte umfasst:

• Klare strategische Zielsetzung (z. B. Prozessharmonisierung, Benchmarking, Digitalisierung)
• Ableitung relevanter Prozessbereiche (End-to-End-Sicht)
• Identifikation interner Treiber (IT-Roadmap, ESG, Wachstum)
• Abgleich mit bestehenden Initiativen (z. B. Lean, ERP-Projekte, Datenstrategie)

Ergebnis: Ein gemeinsam getragenes Zielbild, das als Leitplanke für alle weiteren Aktivitäten dient – und das als Entscheidungsgrundlage für den Methodeneinsatz innerhalb von SAP Signavio fungiert.

2. Assessment des Ist-Zustands und Tool Readiness

Ein häufiger Fehler bei der Einführung ist der zu schnelle operative Einstieg ohne fundierte Analyse des Status quo. Um den größten Nutzen aus SAP Signavio zu ziehen, sollte ein fundiertes Initial Assessment erfolgen. Dabei prüfen wir gemeinsam:

• Welche Prozesse sind bereits dokumentiert – und in welcher Qualität?
• Wo liegen Engpässe, Redundanzen oder Systembrüche?
• Welche Datenquellen können für Process Mining angebunden werden?
• Wie ist das Know-how im Unternehmen verteilt (Fachbereich, IT, Controlling)?
• Gibt es bereits BPM-Werkzeuge oder Altmethoden, die integriert oder ersetzt werden sollen?

Beratungsleistung: Wir erstellen einen strukturierten Reifegradbericht für das Prozessmanagement im Unternehmen, evaluieren die technische Infrastruktur (Systemlandschaft, Datenzugriff, Schnittstellen) und leiten daraus einen individuellen Implementierungsplan ab – inklusive „Tool Readiness Check“ für Signavio.

3. Pilotierung in einem fokussierten Use Case

Ein erfolgreicher Einstieg gelingt am besten mit einem klar abgegrenzten Pilotprojekt. Statt die gesamte Organisation sofort einzubinden, wird ein konkreter Prozessbereich ausgewählt – beispielsweise Order-to-Cash, Beschaffung oder Reklamationsmanagement. Statt einer flächendeckenden Einführung von Anfang an, setzen wir auf einen gezielten Pilotansatz – idealerweise in einem geschäftskritischen, aber überschaubaren Prozessbereich. Typische Einstiegspunkte sind z. B.:

• Order-to-Cash (O2C)
• Procure-to-Pay (P2P)
• Reklamationsmanagement
• Forecast-to-Plan
• Logistiksteuerung

Warum Pilotierung sinnvoll ist:

• Messbare Ergebnisse in kurzer Zeit
• Schnelle Lernkurve für Mitarbeitende
• Proof of Value für das Management
• Sichtbarmachung von Quick Wins und Verbesserungen

Unser Beratungsansatz: Wir konzipieren den Piloten gemeinsam, implementieren die notwendigen SAP Signavio-Module (z. B. Process Intelligence und Process Manager), binden die relevanten Datenquellen an und begleiten die Analyse- und Modellierungsphase. Ein strukturierter Projektplan mit Zeitrahmen, Rollen und Verantwortlichkeiten stellt die Umsetzung sicher.

4. Integration in die Organisation – Change Management und Governance

Ein zentrales Erfolgskriterium für SAP Signavio ist die organisatorische Einbettung. Prozesse verändern sich nicht von selbst – sie müssen aktiv gemanagt, gepflegt und weiterentwickelt werden. Ohne Change Management verpufft selbst die beste Analyse.

Unsere Vorgehensweise umfasst:

• Rollenmodelle definieren: Wer ist Prozessverantwortlicher? Wer dokumentiert? Wer genehmigt?
• Governance-Strukturen etablieren: Aufbau von Prozessboards, Regelwerken und Freigabeverfahren
• Beteiligung sicherstellen: Fachbereiche, IT, Qualitätsmanagement, Compliance einbeziehen
• Kommunikation & Schulung: Trainings für Power User, Awareness-Maßnahmen für Führungskräfte, Schulung im Umgang mit Dashboards und Modellen

Best Practice: Wir implementieren mit unseren Kunden einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP), der auf den Governance-Funktionen von SAP Signavio basiert. So entsteht eine dynamische Prozesslandschaft, die sich an Marktveränderungen anpasst.

5. Skalierung und unternehmensweite Rollouts

Nach einem erfolgreichen Pilot folgen meist die sukzessive Erweiterung auf weitere Prozesse und die unternehmensweite Nutzung. In dieser Phase unterstützen wir mit einem strukturierten Rollout-Plan, der auf Skalierbarkeit, Standardisierung und Wissensaufbau ausgelegt ist.

Wichtige Elemente der Skalierung:

• Rollout-Vorgehensmodell (z. B. per Region, Geschäftsbereich oder Prozessgruppe)
• Zentrale vs. dezentrale Modellierung
• Nutzung von Templates, Best Practices und Namenskonventionen
• Aufbau eines internen Centers of Excellence (CoE)
• KPI-Integration für kontinuierliches Monitoring

Tipp aus der Beratung: Eine interne Prozessmanagement-Community (z. B. via SharePoint, Confluence oder SAP Build Work Zone) fördert Austausch und Best Practices – und hilft, SAP Signavio dauerhaft im Unternehmen zu verankern.

6. Langfristige Begleitung und Erfolgsmessung

Die Einführung ist kein einmaliges Projekt, sondern der Startpunkt für eine kontinuierliche Entwicklung. Wir begleiten Unternehmen deshalb auch nach der produktiven Nutzung weiter – mit regelmäßigen Health-Checks, Reviews, Benchmark-Analysen und Strategie-Workshops.

Unsere Leistungen im Operating-Modell:

• Prozessreportings (z. B. monatliche Performance-Reviews)
• Automatisiertes Monitoring mit SAP Signavio Dashboards
• Weiterentwicklung der Modellierungsrichtlinien
• Unterstützung bei Audits (z. B. ISO, ESG, ITGC)
• Jahresplanung für Optimierungsvorhaben

Messbare KPIs: Beispielsweise Reduktion der Durchlaufzeiten, Senkung manueller Aufwände, Anstieg der First-Time-Right-Quote, Automatisierungsgrad oder Prozesskostenentwicklung.unde liegenden Prozesse klar definiert, messbar und steuerbar sind. SAP Signavio hilft Unternehmen dabei, ESG-relevante Abläufe zu identifizieren, Kennzahlen zu integrieren und regulatorische Anforderungen strukturiert zu erfüllen. So wird Nachhaltigkeit Teil der operativen Exzellenz – statt reines Reporting.

Zusammenfassung

Unternehmen stehen heute vor einer doppelten Herausforderung: Sie müssen sich einerseits flexibel anpassen, andererseits stabile Strukturen und Governance sicherstellen. SAP Signavio bietet dafür das passende Werkzeug: Es schafft Transparenz, fördert Zusammenarbeit und legt die Grundlage für eine belastbare, datenbasierte Prozesslandschaft.

Ob als Treiber für operative Effizienz, als Grundlage für digitale Transformationen oder als Enabler für nachhaltiges Wirtschaften – SAP Signavio ist ein zentraler Baustein moderner Unternehmensführung. Wer es klug einführt und strategisch verankert, wird seine Organisation nicht nur effizienter, sondern auch resilienter und zukunftsfähiger aufstellen.