Workflow Automation im produzierenden Mittelstand

Warum die richtige Prozessauswahl über den ROI entscheidet

Workflow Automation ist kein Selbstzweck. Im operativen Umfeld muss sie drei Dinge leisten: Aufwand reduzieren, Durchlaufzeiten verkürzen sowie Prozesssicherheit erhöhen. Damit das gelingt, braucht es eine saubere Vorauswahl, die sich gleich mehrfach auszahlt:

• Schnellere Erfolge: Prozesse mit hoher Wiederholung und klaren Regeln liefern früh sichtbaren Nutzen.
• Geringeres Risiko: Aufwendige Automatisierungsprojekte für Sonderfälle mit geringer Hebelwirkung lassen sich gezielt vermeiden.
• Klarere Umsetzungslogik: Schon früh wird erkennbar, ob ein Prozess für Vollautomation, assistierte Automation oder zunächst nur für Standardisierung in Frage kommt.

Gerade im Mittelstand ist das entscheidend. Ressourcen in IT und Fachbereich sind begrenzt; deshalb sollte nicht der lauteste Prozess gewinnen, sondern der mit dem besten Verhältnis aus Umsetzbarkeit und Wirkung

Stufe 1: Die schnelle Vorauswahl über eine 2×2-Matrix

Die erste Stufe dient als Grobfilter. Jeder Prozess wird dabei entlang von zwei Dimensionen eingeordnet:

• Frequenz: Wie oft tritt der Prozess auf?
• Prozesskomplexität: Wie viele Ausnahmen, Entscheidungen und Varianten enthält der Ablauf?

Daraus ergeben sich vier mögliche Felder und Handlungsempfehlungen:

1. Hohe Frequenz, niedrige Komplexität: Vollautomation
   Hier liegen die klassischen Startkandidaten. Der Prozess tritt häufig auf, folgt stabilen Regeln und enthält wenige Ausnahmen – eine ideale Kombination für die direkte Automatisierung. Typisch sind Abläufe, bei denen Daten vollständig vorliegen, Freigaberegeln eindeutig definiert sind und keine tiefgehende Einzelfallbewertung nötig ist.
2. Hohe Frequenz, hohe Komplexität: Assistierte Automation
   Diese Prozesse treten häufig auf, lassen sich aber nicht vollständig in Regeln fassen. Das System kann Daten sammeln, Aufgaben zuweisen, Fristen überwachen und Vorschläge machen, die finale Entscheidung bleibt dennoch beim Menschen. Ziel ist nicht die vollständige Dunkelverarbeitung, sondern eine spürbare Entlastung der Fachbereiche.
3. Niedrige Frequenz, niedrige Komplexität: Quick Wins
   Nicht jeder einfache Prozess braucht eine Automatisierung. Wenn ein Ablauf selten vorkommt, reicht oft schon eine saubere Standardisierung: Vorlagen, Formulare, Checklisten oder klar definierte Zuständigkeiten. Der Nutzen liegt hier eher in Konsistenz als in Automatisierungstiefe.
4. Niedrige Frequenz, hohe Komplexität: Dekomponieren Als Ganzes sind diese Prozesse meist schlechte Automatisierungskandidaten. Der bessere Weg: den Ablauf in Teilprozesse zerlegen und gezielt die regelbasierten Schritte automatisieren. Die Erkenntnis aus diesem Feld ist oft wertvoller als eine direkte Umsetzung, denn nicht jeder Prozess eignet sich sofort, aber fast jeder enthält automatisierbare Teilbausteine.

Die Feinbewertung über sechs Kriterien

Prozesse, die in Stufe 1 als vielversprechend erscheinen, werden in der zweiten Stufe differenzierter bewertet. Dazu wird jeder Prozess auf einer Skala von 1 bis 10 entlang von sechs Dimensionen eingeschätzt, die Werte anschließend individuell gewichtet und zu einer Gesamtpunktzahl verdichtet. Je höher das Ergebnis, desto besser eignet sich der Prozess für Workflow Automation.

Die sechs Dimensionen im Überblick:

1. Frequenz
   Wie oft läuft der Prozess im Tages-, Wochen- oder Monatsgeschäft? Je höher die Frequenz, desto größer der Hebel einer Automatisierung.
2. Regeldefinition
   Wie klar lässt sich der Ablauf beschreiben? Gibt es eindeutige Wenn-Dann-Logiken oder dominieren Ausnahmen und informelle Entscheidungswege?
3. Technische Machbarkeit
   Liegen die relevanten Daten digital vor? Lassen sich die beteiligten Systeme anbinden? Wo gibt es Medienbrüche?
4. Prozessstabilität
   Ist der Ablauf eingespielt oder befindet er sich gerade im Umbau? Instabile Prozesse zu automatisieren, bindet Ressourcen ohne belastbare Ergebnisse zu liefern.
5. Organisatorischer Reifegrad
   Sind Rollen, Verantwortlichkeiten und Übergaben klar definiert? Wenn schon im Ist-Zustand unklar ist, wer was entscheidet, wird auch ein Workflow das Problem nicht lösen.
6. Business Impact
   Welchen konkreten Nutzen bringt die Automatisierung? Etwa in Form von Zeitersparnis, Fehlervermeidung, kürzeren Durchlaufzeiten oder vermiedenen Stillständen.

Beispielhafte Gewichtung als Ausgangspunkt:

Diese Gewichtungen sind bewusst kein starres Modell. Ein Unternehmen mit starkem Fachkräftemangel wird den Business Impact womöglich höher gewichten, eines mit heterogener IT-Landschaft dagegen eher die technische Machbarkeit. Entscheidend ist, dass die Gewichtung bewusst getroffen und im Team diskutiert wird.

Vier starke Beispielprozesse für den produzierenden Mittelstand

Damit das Framework greifbar wird, ordnen wir vier typische Prozesse ein, die im produzierenden Mittelstand häufig vorkommen und die qualitativ besonders gut abschneiden.

Verarbeitung von Eingangsrechnungen inkl. Freigabeworkflow in der Finanzbuchhaltung

Eingangsrechnungen werden im industriellen Mittelstand noch häufig manuell durchgeschleust: Rechnungen kommen per Post oder E-Mail, werden ausgedruckt, von Hand kontiert, per Hauspost weitergereicht und irgendwann im ERP gebucht. Dieser Medienbruch-Prozess bindet Kapazitäten in der Buchhaltung und ist fehleranfällig, gleichzeitig ist er hochgradig standardisierbar.

Was macht ihn so stark?

• Hohe Volumina und Regelmäßigkeit: Eingangsrechnungen fallen kontinuierlich an, oft hunderte bis tausende pro Monat. Schon kleine Effizienzgewinne pro Rechnung summieren sich direkt in spürbare Entlastung.
• Klare, prüfbare Regeln: Prüfschritte wie „Lieferant bekannt?“, „Rechnungsbetrag innerhalb der Budgetgrenze?“ lassen sich meist sauber in Regeln fassen. Wertgrenzen, Kostenstellen, Lieferantenstatus oder Abweichungstoleranzen (z.B. ±5 %) sind ideale Kriterien für automatisierte Entscheidungen.
• Direkter Einfluss auf Transparenz und Liquidität: Ein automatisierter Workflow reduziert Liegezeiten, verhindert verlorene Rechnungen und verbessert den Überblick über noch offene Verbindlichkeiten. Skontofristen können konsequenter genutzt und Mahngebühren vermieden werden.
• Gute technische Ausgangslage: Viele Datenpunkte sind bereits vorhanden: Lieferantenstämme, Bestellungen, Wareneingänge, Kostenstellenstrukturen und Berechtigungskonzepte liegen im ERP-System vor. Moderne OCR- und Capture-Lösungen können Rechnungsdaten strukturiert aus PDFs und Scans auslesen und an den Workflow übergeben.

Je nach Komplexität des Lieferantenspektrums und der Abweichungslogik reicht die Spanne von weitgehender Vollautomation („No-Touch Invoice“) bis hin zu stark assistierter Automation, bei der das System Standardfälle automatisiert abwickelt sowie die Buchhaltung sich auf Ausnahmen konzentriert. In beiden Szenarien ist der Hebel für Produktivität und Prozesssicherheit im industriellen Mittelstand besonders groß.

Reklamations- und Abweichungsbearbeitung im Qualitätsmanagement

Reklamationen und Qualitätsabweichungen folgen meist einem formalisierten Ablauf: Erfassung, Bewertung, Zuweisung, Maßnahmenverfolgung, Rückmeldung, Dokumentation. Die fachliche Ursachenanalyse bleibt dabei im Fachbereich, aber alles drumherum ist ein klassischer Workflow-Anwendungsfall.

Was macht ihn so stark?

• Stabile Ablauflogik: Viele Unternehmen arbeiten hier bereits mit definierten Qualitätsprozessen (8D, CAPA o. ä.).
• Klarer Fristen- und Eskalationsbedarf: Genau dafür ist ein Workflow wie geschaffen.
• Hohe Transparenzwirkung: Status, Verantwortliche und offene Maßnahmen werden auf einen Blick sichtbar.
• Spürbarer Nutzen: Reaktionszeiten sinken, die Nachverfolgung wird zuverlässiger, Compliance steigt.

Da nicht jede fachliche Bewertung automatisierbar ist, eignet sich dieser Prozess besonders gut für assistierte Automation. Das System steuert den Ablauf und der Mensch trifft die inhaltliche Entscheidung.

Anlage und Änderung von Materialstammdaten

Materialstammdaten sind im industriellen Alltag ein oft unterschätzter Engpass. Neue Materialien oder Änderungen durchlaufen Konstruktion, Einkauf, Arbeitsvorbereitung, Disposition sowie Controlling. Ohne einen sauberen Workflow entstehen allerdings Rückfragen, Datenlücken und Verzögerungen mit direkten Auswirkungen auf Planung, Beschaffung und Produktion.

Was macht ihn so stark?

• Klar definierte Übergaben: Die Schritte folgen einer logischen Reihenfolge mit eindeutigen Verantwortlichkeiten.
• Hoher organisatorischer Hebel: Der Workflow schafft Verbindlichkeit über Abteilungsgrenzen hinweg.
• Hoher Business Impact: Fehlerhafte oder unvollständige Stammdaten wirken sich unmittelbar auf nachgelagerte Prozesse aus.
• Gute Prozessstabilität: Gerade im Stammdatenumfeld sind saubere Standards besonders wertbeständig.

Dieser Prozess ist kein spektakuläres Digitalthema, aber operativ äußerst wirksam. Genau das macht ihn im Mittelstand so attraktiv.

So entsteht Ihre eigene Automation Roadmap

Aus dem Framework lässt sich eine einfache, aber wirkungsvolle Vorgehensweise ableiten:

Prozesskandidaten sammeln
Fragen Sie in Einkauf, Qualität, Arbeitsvorbereitung, Instandhaltung und Supply Chain gezielt nach Prozessen mit hohem manuellem Aufwand, vielen Rückfragen oder langen Liegezeiten.

Prozesse grob einordnen
Nutzen Sie die Matrix aus Frequenz und Komplexität, um erste Kandidaten zu identifizieren sowie offensichtlich ungeeignete Prozesse früh auszusortieren.

Prozesse fein bewerten
Bewerten Sie die Shortlist entlang der sechs Dimensionen und definieren Sie Ihre Gewichtungen bewusst, nicht beiläufig.

Mit einem klaren Winner starten
Wählen Sie nicht den prestigeträchtigsten Prozess, sondern den sinnvollsten. Frühe Erfolge schaffen Vertrauen und erleichtern die weitere Skalierung.