Process Mining zur Optimierung der Einkaufsprozesse

Optimierung und Automatisierung der Beschaffung im Lifecycle Service

Die Krones AG ist ein weltweit führender Hersteller von Abfüll- und Verpackungsanlagen und unterstützt ihre Kunden mit dem Krones Lifecycle Service bei Ersatzteilen und Nachrüstungen. Um manuelle Tätigkeiten im operativen Einkauf zu reduzieren und Bottlenecks sowie Prozessverzögerungen aufzudecken, sollten bestehende Beschaffungsprozesse mit Process Mining gezielt optimiert und automatisiert werden. Rothbaum Consulting analysierte die Prozesse, identifizierte und priorisierte geeignete Use Cases und setzte diese mithilfe von Celonis Action Flows um. Ergänzend wurden Reports zur Auswertung der Automatisierungen sowie Analysen zur Lieferantenperformance aufgebaut.

Mit Hilfe von Celonis ist es gelungen eine Automatisierung im Bereich operativen Einkauf zu schaffen, was bis dato für LCS im SAP Standard nicht möglich war.
Robert Fuchs, Krones Lifecycle Services, Krones AG

Operative Beschaffungsprozesse datenbasiert optimieren

Herausforderung

Die operativen Einkaufsprozesse im Krones Lifecycle Service waren durch manuelle Tätigkeiten und Prozessverzögerungen geprägt. Ziel war es, Automatisierungspotenziale zu identifizieren, Bottlenecks aufzudecken und die Abläufe zwischen operativem und strategischem Einkauf zu verbessern.

Umsetzung

Zunächst wurden die operativen Prozesse auf manuelle Tätigkeiten und Automatisierungspotenziale untersucht und geeignete Use Cases priorisiert. Anschließend wurden die benötigten Daten und Regelwerke für die Action Flows definiert, die zunächst in einem Teilbereich getestet und anschließend schrittweise auf das gesamte Business ausgerollt wurden. Ergänzend wurde ein Reporting zur Auswertung der Action Flows aufgebaut.

Ergebnisse

Durch die automatisierte Bestellauslösung in SAP konnte der manuelle Arbeitsaufwand um bis zu 100 Minuten pro Tag reduziert werden. Zudem wurden Prozessverzögerungen analysiert, automatische Benachrichtigungen bei Bestellverzögerungen eingerichtet und ein Lieferantendatenblatt mit relevanten KPIs zu allen aktiven Lieferanten erstellt.

bis 100 Min. / Tag

Reduzierung des manuellen Arbeitsaufwands

100 Mails / Tag

Automatische Benachrichtigungen bei Terminverschiebungen

3 Use Cases

zur Automatisierung und Optimierung des operativen Einkaufs

In dem Diagramm wird der Action Flow und Ausschnitt des Reportings für das automatische Bestellen angezeigt. — Action Flow und Ausschnitt des Reportings für das automatische Bestellen

Detaillierte Ergebnisse

Die automatische Bestellauslösung in SAP reduziert den manuellen Arbeitsaufwand um bis zu 100 Minuten pro Tag.
Terminverschiebungen im Beschaffungsprozess werden automatisch erkannt und der Vertrieb bei Auswirkungen auf den Kundenliefertermin frühzeitig benachrichtigt.
Der BANF-Prozess zwischen operativem und strategischem Einkauf wurde analysiert, um Verzögerungen und Potenziale zur Reduzierung der Durchlaufzeit zu identifizieren.
Ein Lieferantendatenblatt stellt relevante KPIs zu allen aktiven Lieferanten zusammen und ermöglicht die Bewertung von Liefertreue und Lieferqualität.
Die Action Flows wurden nach einer Testphase schrittweise auf das gesamte Business ausgerollt und mit einem Reporting versehen.

Teaser zu Success Story Krones Process Mining.

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Dr. Clemens Wolf

Senior Manager, Digital Operations

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